Oxford canadiske Ordbog definerer rod som “en overfyldt og sjusket samling af ting” eller “en sjusket tilstand.” NÃ¥r vi ikke har udpegede steder for alle vores ejendele, er rod ofte et resultat. Selv hvis du har oprettet organisatoriske systemer, vil du ansigt problemer med rod, medmindre du har en plan om at finde boliger til hver enkelt artikel du bringe ind i dit kontor. Ellers er det alt for nemt at sætte ting oven pÃ¥ jeres pult, arkivskab, eller en anden overflade “for nu.” Alt for ofte “for nu” ender med at blive “forever” eller i det mindste indtil ting nÃ¥ punktet, at du ikke længere kan tÃ¥le rod. Hvis du allerede pÃ¥ dette tidspunkt, kan de følgende tips hjælpe dig med at fÃ¥ tilbage pÃ¥ sporet.

Den første ting du skal gøre er sætte afsat tid til at beskæftige sig med rod. Mange ejere af smÃ¥ virksomheder føler de har for travlt til at gøre dette, men i virkeligheden, den tid du sparer, nÃ¥r først alt er tilrettelagt vil mere end at kompensere for det. Du kan vælge at blokere en dag eller to bare at koncentrere sig om dette projekt, hvis tidsplanen tillader det. Hvis ikke, der er afsat en time en dag eller et par timer om ugen og holde pÃ¥ det indtil der er ingen rod tilbage i dit kontor. Behandler denne aftale med dig selv pÃ¥ samme mÃ¥de du ville behandle en aftale med en af dine kunder – ikke annullere det, medmindre du har en alvorlig nødsituation, og ikke afvige fra opgaven ved hÃ¥nden ved at tage telefonopkald eller at blive distraheret af andet arbejde.

Det bedste sted at starte decluttering dit kontor er med dit skrivebord. Der er ingen grund til at holde noget i dit arbejdsområde end tingene, du aktuelt arbejder på. Din nuværende projekter bør holdes, hvor du kan nemt få adgang til dem, men i stedet for at holde dem i bunker på skrivebordet, bør de være organiseret i klart mærket filmapper. Det er meget sandsynligt, at disse bunker af papir på din desk omfatter oplysninger, der er forældet og kan kasseres, og dokumenter, som du har brug for at holde, men er ikke i øjeblikket bruger, kan gemt i din arkivskab.

Når dit arbejdsområde er clutter gratis, skal du gå gennem filerne og kassere noget du ikke længere behøver, makulering alle dokumenter, som indeholder fortrolige oplysninger, naturligvis. Store organisationer har normalt et ejendomsforbehold planlægge at dikterer hvor længe visse typer oplysninger skal holdes. Hvis ikke du er sikker på, kan det være klogt at konsultere en advokat eller revisor for at bestemme, hvor længe visse dokumenter skal opbevares af loven i dit område. Varer, der er behov for retlige eller andre grunde, men ikke nævnt på en regelmæssig basis, skal sættes i et arkiv område, som en lavere fil skuffe, opbevaringsrum eller offsite opbevaring, afhængigt af mængden af papir du har og pladsen du har til rådighed.

Mens går gennem dine filer, skal du sørge for at trække ud alle dokumenter, der ikke synes at tilhøre i deres eksisterende mappe så du kan finde en mere egnet bolig for dem.

Som jeg nævnte i begyndelsen af denne artikel, er at slippe af med rodet kun halvdelen af kampen. Vedligeholdelse er lige så vigtigt, og her er tre tips til at hjælpe med at holde clutter fra kommer tilbage.

Gøre en praksis for hÃ¥ndtering hvert dokument kun én gang, hvis det er muligt. NÃ¥r du Ã¥bner din mail eller e-mail, behandle den straks. Hvis det handler om et forestÃ¥ende møde eller anden begivenhed, Kopier oplysningerne til din planner, sÃ¥ slippe af med den. Hvis det er et hurtigt spørgsmÃ¥l, besvare det straks, sÃ¥ kassér den. Hvis du kan bruge oplysninger igen i fremtiden, og det er ikke let tilgængelige andre steder fil det, ikke bare lægge den tilbage i indbakken. Der vil være nogle elementer, der ikke kan behandles straks. Disse skal bemærkes pÃ¥ din “to do” liste og dokumentet placeres i den relevante mappe pÃ¥ dit skrivebord.

Gennemføre en “ren desk” politik hvor skriveborde skal ryddes alle papirarbejde i slutningen af hver arbejdsdag.

Angive en ansøgningsdato plan at forhindre en ophobning af ikke-arkiverede dokumenter. Du nødt ofte til at henvise til noget du har arbejdet på for nylig, og du ønsker ikke at have til at finkæmme gennem bunker af papirer til at finde den. Hvor ofte du har brug at gøre arkivering vil afhænge af mængden af papir du holder, men det vigtigste er at holde det opdateret.

Et ryddeligt kontor er kun en af fordelene ved at slippe af med rodet. Når dit arbejdsmiljø er rod-fri, vil du blive mere produktive, fordi der bliver færre ting at distrahere dig fra opgaven ved hånden. Du vil være mindre tilbøjelige til at glemme alt om ting du formodes at gøre, eller at gå glip af vigtige begivenheder, fordi oplysninger ikke vil blive begravet under en bunke af andre dokumenter. Som et resultat, vil du være mere sikker, vises mere kompetente, og frigøre tid til typerne af aktiviteter, der vil hjælpe dig med at få succes!